Políticas de tratamiento de datos personales

Información general

Documento aplicable a la plataforma de boletería, canales de venta, atención al cliente, relaciones con productores de eventos y actividades administrativas de TIQUETE360.

1 Identificación del responsable

TIQUETE360 S.A.S., identificada con NIT 901.960.187-5, con domicilio principal en Ibagué, Tolima, es responsable del tratamiento cuando determina las finalidades y los medios del uso de los datos personales.

La Gerencia atiende los asuntos de protección de datos a través del correo [email protected] y del teléfono 316 535 6202. Estos canales se utilizarán para consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión y revocatoria.

2 Objeto y alcance

Esta política establece las reglas que aplica TIQUETE360 a la recolección, almacenamiento, organización, consulta, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, conservación, anonimización y supresión de datos personales.

Aplica a la plataforma web, cuentas de usuario, procesos de compra y transferencia de entradas, códigos QR, Plan Separa360, puntos físicos, compra asistida, WhatsApp, correo electrónico, servicio al cliente, facturación, devoluciones, control de acceso, campañas comerciales, fotografías y videos, y a las relaciones con productores, artistas, proveedores, trabajadores, contratistas, vendedores y comisionistas.

TIQUETE360 también podrá actuar como encargado cuando trate información siguiendo instrucciones documentadas de un productor u otro responsable. La calidad aplicable dependerá de quién decida la finalidad concreta del tratamiento.

3 Marco normativo

La política se interpreta conforme al artículo 15 de la Constitución Política; la Ley Estatutaria 1581 de 2012; el Decreto 1074 de 2015, especialmente sus capítulos 25 y 26; la Ley 1266 de 2008 cuando exista tratamiento de información financiera, crediticia, comercial o de servicios; la Ley 527 de 1999; la Ley 1480 de 2011; la Ley 1098 de 2006; la Ley 2300 de 2023 cuando resulte aplicable; y el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, con sus modificaciones vigentes. También se aplicarán las normas que adicionen, modifiquen o sustituyan las anteriores.

4 Definiciones

5 Principios aplicables

Legalidad. El tratamiento se sujetará a la Constitución y a la ley.

Finalidad. Los datos se tratarán para propósitos legítimos, específicos e informados.

Libertad. Salvo excepción legal, el tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada.

Veracidad o calidad. La información deberá ser completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia. El titular podrá conocer la existencia y características del tratamiento.

Acceso y circulación restringida. El acceso se limitará a personas autorizadas y a las finalidades informadas.

Seguridad. Se adoptarán medidas razonables para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad. Quienes intervengan en el tratamiento deberán mantener reserva incluso después de terminar su relación con TIQUETE360.

Necesidad y proporcionalidad. Se procurará recolectar únicamente información adecuada y pertinente para cada finalidad.

Responsabilidad demostrada. TIQUETE360 documentará medidas apropiadas según la naturaleza de los datos, el tratamiento y sus riesgos.

6 Titulares y categorías de datos

La política comprende, entre otros, a compradores, asistentes distintos del comprador, usuarios registrados sin compra, receptores de entradas, empresarios y productores, artistas y representantes, proveedores, empleados, contratistas, vendedores, comisionistas, usuarios del chatbot, compradores en puntos físicos, personas relacionadas con cortesías o acreditaciones y adultos responsables de menores asistentes.

La fecha de nacimiento no es obligatoria para crear la cuenta o comprar. Cuando el titular la suministre, se utilizará para comprobar mayoría de edad y, solo si existe autorización comercial, para promociones de cumpleaños dirigidas a adultos.

TIQUETE360 no almacena números completos de tarjeta ni códigos CVV. El usuario ingresa esos datos directamente en el entorno de la pasarela de pago correspondiente.

7 Finalidades del tratamiento

7.1 Compradores usuarios y asistentes

• Crear, verificar, administrar y proteger la cuenta; enviar enlaces de activación y recuperación de contraseña.
• Confirmar que quien crea una cuenta y compra es mayor de edad, cuando existan los controles y datos necesarios.
• Gestionar la selección, reserva, separación, pago, emisión, entrega, transferencia, validación y anulación de entradas.
• Identificar al comprador y, cuando sea necesario, al asistente; prevenir reventa fraudulenta, duplicidad, suplantación y uso indebido del QR.
• Gestionar Plan Separa360, registrar abonos, saldos, fechas de pago y realizar contactos de servicio o cobranza permitidos.
• Atender solicitudes, devoluciones, reembolsos, retractos cuando procedan, reclamaciones, garantías y soporte.
• Emitir facturación electrónica cuando corresponda y cumplir obligaciones contables, tributarias y regulatorias.
• Informar cambios operativos del evento, aplazamientos, cancelaciones, condiciones de ingreso y comunicaciones necesarias para ejecutar la compra.
• Gestionar seguridad, auditoría, disponibilidad, diagnóstico de errores y mejora de la plataforma.
• Generar estadísticas y análisis agregados sobre ventas, asistencia y funcionamiento, procurando anonimizar cuando la identificación no sea necesaria.

7.2 Mercadeo y fidelización

Con autorización previa, separada y opcional, TIQUETE360 podrá enviar información sobre eventos, beneficios, descuentos, novedades y promociones por correo electrónico, WhatsApp o llamada. La negativa o revocatoria de esta autorización no afectará la compra ni el acceso a las entradas.

La publicidad del productor o de terceros requerirá una autorización diferenciada que permita identificar al destinatario o la categoría de destinatarios. La autorización para prestar el servicio no habilita por sí sola al productor para usar la base con fines comerciales propios.

7.3 Empresarios productores artistas y representantes

• Gestionar vinculación, verificación, contratación, publicación y operación de eventos.
• Administrar inventario, ventas, recaudo, liquidaciones, abonos, reportes, acreditaciones y atención de novedades.
• Mantener comunicaciones contractuales, comerciales y operativas.
• Cumplir obligaciones contables, tributarias, culturales, de consumo y de espectáculos públicos aplicables.

8 Operación de boletería y códigos QR

Cada entrada podrá estar asociada a un código QR dinámico o identificador interno. Visualmente, el QR no muestra directamente el documento del asistente. La boleta presenta información del evento, lugar, localidad y ubicación. Al escanearlo, el lector informa si la entrada es válida y muestra los datos de ubicación necesarios para el ingreso.

TIQUETE360 podrá registrar la fecha, hora, punto y resultado de la validación para comprobar el acceso, evitar usos duplicados, atender controversias y elaborar reportes del evento. El personal logístico tendrá acceso limitado a la información necesaria para validar el ingreso.

9 Transferencia de entradas

El titular puede iniciar la transferencia de una entrada a una persona que tenga cuenta activa. Si el receptor no tiene cuenta, recibirá una invitación para registrarse. La transferencia queda pendiente hasta su aceptación y puede cancelarse antes de ese momento.

Mientras la transferencia esté pendiente, la entrada no podrá utilizarse por el remitente, salvo que cancele la transferencia. Al aceptarse, el comprador original deja de ver y usar la entrada y se genera un QR nuevo para el receptor. La entrada podrá transferirse nuevamente cuando las reglas del evento lo permitan.

Se conservará trazabilidad del remitente, correo del receptor, fechas, aceptación, cancelación y cambios de titularidad para seguridad, atención de reclamaciones y prevención del fraude. La vigencia del enlace de transferencia podrá ser configurada por el productor, sin superar las necesidades del evento.

10 Pagos facturación y devoluciones

Las compras directas en la plataforma se procesan mediante pasarelas como Wompi y Rebill. También pueden existir compras asistidas por WhatsApp o en puntos físicos mediante transferencia, efectivo, llave Bre-B, datáfono o enlace de pago de pasarela.

Las pasarelas reciben directamente la información necesaria para procesar el pago y pueden devolver a TIQUETE360 datos del estado de la transacción, referencias, nombre, correo, documento y datos limitados del medio de pago. Cada pasarela trata la información conforme a su función, términos y política aplicable.

Para devoluciones por transferencia, el titular deberá diligenciar la solicitud y podrá requerirse certificación bancaria para verificar la cuenta destinataria. Los comprobantes y soportes se conservarán durante el tiempo necesario para ejecutar y acreditar la operación y atender obligaciones legales.

11 Productores organizadores y personal logístico

El productor podrá consultar y descargar, respecto de su propio evento y durante el periodo autorizado, datos de compradores, asistentes, cortesías, acreditaciones, localidad, ubicación, valor, abonos y saldos. El acceso deberá responder a finalidades de ejecución del evento, control de ingreso, seguridad, atención, conciliación y cumplimiento contractual o legal.

TIQUETE360 y el productor definirán contractualmente si este actúa como encargado, corresponsable o responsable independiente. Cuando el productor decida usar los datos para publicidad propia, deberá existir autorización válida para esa finalidad y asumir sus obligaciones como responsable.

El productor deberá limitar el acceso a personal identificado, proteger los archivos descargados, abstenerse de compartirlos sin habilitación, reportar incidentes, atender instrucciones y devolver o eliminar la información cuando finalice la necesidad. TIQUETE360 podrá retirar el acceso al terminar el evento o la relación contractual.

El personal logístico podrá revisar documentos cuando la edad, identidad o condiciones del evento lo exijan, sin conservar copias salvo necesidad legal, autorización válida o instrucción documentada del responsable.

12 Atención por WhatsApp e inteligencia artificial

TIQUETE360 utiliza un número corporativo y puede apoyarse en agentes de IA para atención automatizada por WhatsApp. El sistema consulta el evento, localidad y forma de pago de interés, y puede transferir la conversación a un asesor identificado mediante usuario individual.

El usuario será informado cuando interactúe con un sistema automatizado. Las conversaciones pueden conservarse para atención, trazabilidad, seguridad y mejora del servicio, y pueden contener comprobantes, certificaciones bancarias o documentos enviados voluntariamente. Se recomienda no remitir información que no sea necesaria y ocultar datos financieros que no se requieran.

Las conversaciones podrán usarse para evaluar y mejorar respuestas, con controles contractuales, acceso restringido y técnicas de minimización o anonimización cuando sea posible. TIQUETE360 no autoriza al proveedor a utilizar la información para finalidades propias incompatibles.

El hecho de iniciar una conversación no constituye autorización permanente para publicidad. Los contactos por compras abandonadas se limitarán a brindar apoyo sobre la operación iniciada y deberán permitir oposición sencilla.

13 Comunicaciones comerciales

TIQUETE360 obtendrá una autorización independiente y opcional para publicidad. Registrará, cuando sea técnicamente posible, la fecha, hora, canal y versión del texto aceptado. Los canales autorizados y la decisión de no recibir publicidad serán respetados.

El titular puede retirar su autorización respondiendo que no desea más mensajes, utilizando el mecanismo de cancelación incluido en la comunicación o escribiendo a [email protected]. La solicitud no afectará mensajes transaccionales indispensables para compras vigentes, entradas, seguridad, cambios del evento o obligaciones legales.

Los contactos comerciales y de cobranza respetarán las restricciones de canal, horario y periodicidad previstas en la legislación aplicable. No se enviarán promociones de cumpleaños a menores de edad.

14 Cookies servicios externos y registros técnicos

La plataforma utiliza cookies propias necesarias para mantener sesiones de clientes y personal, conservar preferencias, proteger la autenticación y facilitar compras. Estas tecnologías son esenciales para prestar el servicio y no se utilizan, por sí mismas, como publicidad comportamental.

Si se incorporan cookies analíticas o publicitarias no esenciales, TIQUETE360 actualizará la información disponible e implementará el mecanismo de autorización o gestión que corresponda antes de su activación.

Las vistas de escenarios pueden cargar mapas de OpenStreetMap mediante Leaflet. Al solicitar esos recursos, el proveedor externo puede recibir información técnica como la dirección IP, de acuerdo con sus propias condiciones. El pago mediante Rebill se realiza en una página externa.

El titular puede, de manera opcional, crear su cuenta o ingresar mediante su cuenta de Google. En ese caso, con la autorización que otorga en la pantalla de Google, Google LLC comparte con TIQUETE360 el identificador único de la cuenta, el correo electrónico y su estado de verificación, y el nombre y apellido. TIQUETE360 usa estos datos únicamente para crear, verificar, vincular y proteger la cuenta y autenticar al titular. No recibe ni almacena la contraseña de Google ni accede a otros servicios de esa cuenta, y no utiliza estos datos con fines publicitarios ni los comparte con terceros. El titular puede desvincular Google en cualquier momento desde Mis métodos de acceso, siempre que conserve otro método de ingreso, y revocar el acceso desde la configuración de su cuenta de Google. El tratamiento que realice Google se rige por sus propias condiciones y política de privacidad.

Los registros técnicos pueden contener identificadores de solicitud, rutas, método, estado, duración, errores y referencias de auditoría. TIQUETE360 aplicará controles para evitar que contraseñas, secretos, documentos completos o datos bancarios innecesarios queden registrados.

15 Fotografías videos y voz

TIQUETE360 puede tomar fotografías y videos durante eventos para documentar su realización, informar al público y producir contenidos institucionales o promocionales. Se procurará informar mediante avisos en el evento y limitar la captación a contextos razonablemente relacionados con la actividad.

Cuando una persona sea el objeto principal e identificable de una pieza promocional, se obtendrá la autorización que corresponda. Para menores de edad se requerirá autorización del padre, madre o representante legal y respeto de su interés superior. El titular podrá formular una solicitud relacionada con su imagen a través del canal de protección de datos, sin perjuicio de las excepciones legales y de la evaluación de cada publicación.

16 Datos sensibles

El suministro de datos sensibles es facultativo, salvo obligación legal o necesidad debidamente justificada. Antes de recolectarlos, TIQUETE360 informará su carácter sensible, la finalidad y el derecho a no autorizar su tratamiento.

En el ámbito laboral pueden tratarse exámenes médicos, información de salud y afiliaciones para cumplir obligaciones laborales, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo. Su acceso será restringido y se aplicarán medidas reforzadas de confidencialidad.

TIQUETE360 no utiliza huella o reconocimiento facial para la compra o ingreso. Si en el futuro considera implementar biometría, deberá efectuar previamente una evaluación de necesidad, proporcionalidad y riesgos, ofrecer alternativas cuando corresponda y obtener autorización explícita salvo excepción legal.

17 Niños niñas y adolescentes

Solo las personas mayores de dieciocho años podrán crear una cuenta y realizar compras. TIQUETE360 deberá implementar controles razonables para hacer efectiva esta regla. Los eventos infantiles, familiares o dirigidos a adolescentes deberán contar con al menos un adulto responsable por los menores, conforme a las condiciones particulares del evento.

TIQUETE360 no pretende crear cuentas de menores. Si la personalización de una entrada o una exigencia legal requiere datos mínimos de un menor asistente, el adulto que los suministre declara contar con facultad para hacerlo. El tratamiento respetará el interés superior, los derechos fundamentales y la opinión del menor según su madurez.

Los datos de menores no se utilizarán para publicidad ni perfilamiento. En eventos con restricción de edad, el personal logístico podrá revisar físicamente el documento al ingreso. La verificación de correo electrónico no sustituye la comprobación de mayoría de edad ni acredita representación legal.

18 Empleados contratistas vendedores y proveedores

18.1 Gestión laboral y contractual

TIQUETE360 podrá tratar hojas de vida recibidas en procesos de selección, documentos de identidad, datos de contacto, cuentas bancarias, certificados, afiliaciones a EPS, AFP y ARL, antecedentes cuando sean pertinentes, exámenes médicos y documentos necesarios para administrar relaciones laborales o contractuales, nómina, seguridad social, bienestar, capacitación, desempeño, pagos, cumplimiento y defensa jurídica.

18.2 Vendedores y comisionistas

Los vendedores y comisionistas tendrán acceso, por regla general, únicamente a sus ventas. Cuando deban recibir una base, se entregarán solo los campos indispensables, para una finalidad definida, con registro de la entrega y obligación de confidencialidad, devolución o eliminación. Queda prohibido copiar, compartir o usar la información para fines propios.

18.3 Proveedores

De proveedores y representantes podrán tratarse RUT, certificados de existencia y representación legal, datos de contacto, facturas, información bancaria y soportes necesarios para vinculación, pagos, cumplimiento contractual, contabilidad y defensa jurídica.

19 Transmisión transferencia y tratamiento internacional

TIQUETE360 podrá transmitir datos a proveedores que actúan por su cuenta, entre ellos servicios de infraestructura y nube, bases de datos, correo electrónico, mensajería, chatbot, soporte, observabilidad, facturación, pagos, prevención de fraude y asesoría profesional. Los contratos deberán establecer finalidad, seguridad, confidencialidad, atención de derechos, incidentes, subencargados y devolución o eliminación.

La infraestructura tecnológica declarada contempla servicios de DigitalOcean en la región de Nueva York, Estados Unidos. Otros proveedores, pueden operar o almacenar información en otros países. TIQUETE360 verificará la modalidad jurídica aplicable y adoptará contratos, declaraciones de conformidad u otros mecanismos exigidos por la ley colombiana.

La entrega de datos a productores para que decidan finalidades propias constituye transferencia. La transferencia internacional se realizará únicamente cuando exista autorización, nivel adecuado de protección, declaración de conformidad o una excepción legal. La transmisión internacional se regulará mediante el contrato correspondiente.

20 Autorización y prueba

Salvo excepción legal, TIQUETE360 solicitará autorización antes o al momento de recolectar los datos. Podrá obtenerla por escrito, oralmente, mediante conducta inequívoca, casilla electrónica no premarcada o cualquier mecanismo que permita consulta posterior. El silencio no se considerará autorización.

La creación de cuenta y la compra incluirán aceptación verificable de esta política y de los términos aplicables. TIQUETE360 conservará evidencia de la fecha, hora, versión y mecanismo de aceptación. La autorización de publicidad será independiente, opcional y no condicionará la prestación del servicio.

Cuando una persona suministre datos de un asistente, receptor, acompañante o tercero, declara que cuenta con autorización o habilitación para hacerlo y que le informó esta política. TIQUETE360 podrá adoptar mecanismos adicionales de confirmación directamente con el titular.

No será necesaria autorización en los eventos previstos por la ley, como información requerida por autoridad competente, datos públicos, urgencia médica, tratamiento autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el registro civil, sin perjuicio de los demás deberes aplicables.

21 Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a TIQUETE360 o sus encargados.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo los casos en que legalmente no sea necesaria.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante TIQUETE360.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando se vulneren principios, derechos o garantías, sujeto a obligaciones legales o contractuales que exijan conservación.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales.
• Solicitar corrección de información inexacta o incompleta y oponerse a finalidades comerciales.
• No suministrar datos sensibles y exigir protección especial de los datos de menores.

Estos derechos podrán ejercerse por el titular, sus causahabientes, representante o apoderado, y por quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro, acreditando la calidad correspondiente.

22 Consultas y reclamos

22.1 Canal y contenido

Las solicitudes se enviarán a [email protected] o se presentarán en la Carrera 4 Bis No. 35-36, barrio Cádiz, Ibagué. Deben contener nombre e identificación del solicitante, descripción de los hechos o petición, dirección física o electrónica para respuesta, documentos que acrediten su calidad cuando corresponda y soportes pertinentes.

22.2 Consultas

Las consultas serán atendidas dentro de los diez días hábiles siguientes a su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informará la razón y la nueva fecha, que no podrá superar cinco días hábiles adicionales.

22.3 Reclamos

Si el reclamo está incompleto, TIQUETE360 requerirá la información faltante dentro de los cinco días hábiles siguientes. Si transcurren dos meses desde el requerimiento sin que sea subsanado, se entenderá desistido. Si TIQUETE360 no es competente, trasladará el reclamo a quien corresponda dentro de los dos días hábiles siguientes e informará al interesado.

Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, dentro de un término no mayor a dos días hábiles. El reclamo será atendido dentro de los quince días hábiles siguientes. Cuando no sea posible, se informará la razón y la nueva fecha, que no podrá superar ocho días hábiles adicionales.

22.4 Supresión y revocatoria

La supresión o revocatoria no procederá respecto de datos que deban conservarse por obligación legal o contractual, para acreditar transacciones, atender reclamaciones, ejercer defensa jurídica, prevenir fraude o proteger derechos de terceros. Cuando la limitación afecte solo finalidades opcionales, cesarán esas finalidades y se mantendrá lo estrictamente necesario.

23 Seguridad e incidentes

TIQUETE360 adoptará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables y proporcionales al riesgo, incluyendo gestión de usuarios y permisos, autenticación, protección de credenciales, cifrado cuando corresponda, copias de seguridad, actualización de sistemas, registro y supervisión, separación de ambientes, confidencialidad, capacitación, control de proveedores y retiro oportuno de accesos.

Los datos no se consideran absolutamente invulnerables. Ante un incidente, TIQUETE360 aplicará su procedimiento de contención, investigación, recuperación y documentación; evaluará el riesgo para los titulares; adoptará acciones correctivas; y realizará los reportes o comunicaciones exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades competentes.

Empleados, contratistas, productores, vendedores y proveedores deberán reportar de inmediato cualquier pérdida, envío equivocado, acceso irregular, exposición de credenciales o uso no autorizado.

24 Conservación supresión y anonimización

Los datos se conservarán mientras exista una finalidad vigente y durante los términos legales, contables, tributarios, laborales, contractuales y de prescripción aplicables. Cumplida la finalidad y vencidas las obligaciones de conservación, se eliminarán, anonimizarán o bloquearán de manera segura, salvo que deban preservarse para defensa jurídica o por mandato de autoridad.

La desactivación de una cuenta no equivale necesariamente a la eliminación inmediata de toda la información. TIQUETE360 informará las limitaciones aplicables y evitará mantener datos identificables por tiempo indefinido sin justificación.

25 Deberes del responsable

• Garantizar el ejercicio efectivo del hábeas data.
• Solicitar y conservar prueba de la autorización cuando sea exigible.
• Informar la finalidad y los derechos del titular.
• Mantener información veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
• Rectificar y comunicar actualizaciones a quienes corresponda.
• Exigir a los encargados condiciones de seguridad y privacidad.
• Tramitar consultas y reclamos dentro de los términos legales.
• Adoptar políticas, procedimientos y controles de responsabilidad demostrada.
• Informar a la autoridad sobre violaciones a los códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información cuando sea obligatorio.
• Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

26 Registro Nacional de Bases de Datos

TIQUETE360 evaluará periódicamente si cumple los criterios que obligan a inscribir sus bases en el Registro Nacional de Bases de Datos. La ausencia de obligación de registro no la exime de cumplir la Ley 1581 de 2012, atender derechos, obtener autorizaciones, proteger la información y demostrar cumplimiento.

27 Cambios a la política

TIQUETE360 podrá actualizar esta política por cambios legales, operativos o tecnológicos. Los cambios sustanciales relacionados con identificación del responsable o finalidades serán comunicados oportunamente por medios adecuados antes de su implementación y, cuando sea necesario, se solicitará una nueva autorización. La versión vigente estará disponible en www.tiquete360.com.

28 Vigencia

Esta política rige desde el 01 de enero de 2026. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo razonable y necesario para cumplir sus finalidades y las obligaciones legales aplicables.

Anexo de control documental

Historial de versiones